Как да напиша и подам проект
Проектът минава две проверки и трябва да издържи и двете.
Управителният съвет
Има ли проектът смисъл, значение и добавена стойност за студентската общност.
Отговарят описанието, целите, задачите, целевата група и графикът.
Администрацията
Може ли това да бъде изпълнено и платено.
Отговарят финансовото описание, датите, доставчиците и данните за пътуващите.
Преди да пишете проект Ви трябват
- Оферта или цена от доставчик. За печатни и рекламни материали, кетъринг и самолетни билети университетът работи с фирми по сключени договори. Ако не сте сигурни през кого минава Вашият разход, пишете на secretariat@students.uni-sofia.bg, преди да подадете.
- Точните дати. На пътуването, не само на форума. На подготовката, не само на самото провеждане.
- Нищо купено предварително. Билети, депозити, такси. Купеното преди решението на Съвета не се възстановява.
- Обща сума за разходите на проекта.
Стъпка 1. Изберете категория проект
Изборът е преди писането. Всяка карта отваря формуляра за нея.
Не сте сигурни коя е Вашата? Изберете най-близката. Секретариатът може да я промени, ако сте я сбъркали, и това не е причина проектът да се върне.
Стъпка 2. Попълнете общата форма
Име на проекта
Добро име: „XXIV Национална конференция по химия за студенти и докторанти, 20-22.05.2026 г."
Грешка: име, което не подсказва нищо, или само абревиатура.
Екип на проекта
Титуляр на проекта е този, който го пише и подава. Той отговаря за проекта и за средствата.
Тук се вписват хората, които правят проекта. Търсите колегите по име, фамилия или факултетен номер. Те трябва да имат профил в Diaphanum.
Описание на проекта
Какво ще се случи, къде, кога, за или с кого. Ако някой прочете само това поле, трябва да разбере проекта. Чрез него Управителният съвет разбира за проекта.
Кажете за кой път се провежда и кой го организира. При събитие с програма разпишете дните поотделно.
Грешка: едно изречение, което не позволява да се прецени нищо. Или обратното, три страници без структура.
Цели на проекта
Какво искате да постигнете и как ще познаете, че сте успели. Тук се вижда добавената стойност.
Пишете ползата за други студенти и за участниците. Ако след проекта остава нещо (доклад, сборник, изложба, демонстрация, обучени хора), кажете го.
Грешка: „да стане хубаво събитие". Цел, която не може да не се сбъдне, не е цел.
Задачи
Конкретните стъпки, които водят до целите. Работещият вариант е списък от действия: „да се изпратят покани", „да се подготви сградата", „да се проведат репетиции", „да се осъществи връзка с посолства или спонсори".
Грешка: преразказ на целите с други думи.
Целева група
Кои студенти и приблизително колко.
Пример:
Ако има правило за участие, може да напишете и него.
График
Тук пишете датите на подготовката, пътуването, на събитието, изпълнението и крайните срокове.
Сложете и отчитането в графика. Пример: „11.05 до 31.05.2026 г.: съставяне на финансов отчет и представянето му пред Студентски съвет".
ВАЖНО! Проектът не свършва с изпълнението.
Необходими ресурси
Всичко нужно за проекта: пари, зали, техника, доброволци, съдействие от Деканата, разрешение за ползване на сграда. Тук е мястото да кажете какво вече е осигурено.
Тук се решава дали проектът може да бъде изпълнен и с каква сума. Съветът гласува лимит на разхода и взема числото оттук. Затова разбивката пази сумата, а кръглото число я излага.
| Какво е подадено | Какво е решено |
|---|---|
| Турнир по футбол: 3135 евро с разбивка | лимит 3135 евро |
| Игри на филологията: 201,71 евро по оферта | лимит 205 евро |
| Конференция по химия: „Кетъринг, до 1300 евро", без разбивка | лимит 1000 евро |
Правила
1. Ред по ред, с единична цена с и без ДДС, брой, дни и общата сума накрая.
2. Името на доставчика за всеки материал, когато го знаете. И лимит на разхода.
3. Срокът на офертата, ако има такъв: „Офертата е с давност 14 дни и е възможна минимална корекция към момента на обсъждане на проекта."
Партньори и съфинансиране
Съорганизатори, партньори, спонсори. Ако част от разходите са покрити отвън, кажете го:
Прикачени файлове
Тук качвате оферти, покани, потвърждения за прием, програми, проформа фактури.
Телефон за връзка
Секретариатът звъни на него преди заседанието, на което се гледа проектът, за да Ви покани да го защитите, а проект без представител на заседанието не се разглежда.
Телефонът стои в служебната част и не влиза в публичния архив. Не го пишете в описанието: там формулярът не го приема, защото описанието се публикува както е написано.
Стъпка 3. Допълнителните полета при различните категории
Служебни данни при подаването
За всяко пътуващо лице на нов ред три имена и факултетен номер. Задължително.
След одобрението
Попълнена декларация по образец 1.3.2 за всяко пътуващо лице. Празният образец се тегли от самия сайт. Попълненият съдържа ЕГН и постоянен адрес и затова се качва чак тук, в служебната част.
Конференция, конгрес, генерална асамблея, регионална среща, обмен, стаж, лятно или зимно училище, международно състезание.
Служебни данни при подаването
За всяко пътуващо лице три имена на кирилица и факултетен номер. Задължително.
След одобрението
Три имена на латиница по паспорт, телефон, личен имейл. При командировка извън ЕС и дата на раждане и номер на паспорт.
Обществените поръчки
Обект на Обществените поръчки са всички целеви средства, които Студентският съвет разходва. Ако желаете да бъдете командирован/а от Студентския съвет съответно Ректора на СУ, тогава всички пари, предоставени по тази командировка от Студентския съвет, трябва да бъдат съобразени с договорите за закупуване на самолетни билети, автобусен транспорт и застраховане срещу злополука. Ако средства по дадено перо за командировката не се предоставят от Студентския съвет или друго звено на Софийския университет, тогава няма нужда те да бъдат разходвани спряно договора за Обществена поръчка.
Освен с изброените доставки на материали, Софийският университет разполага с договори за доставки на консумативи за химична и биологична работа, резервни части на офис техника, издания на научни трудове, печатане на флаери и плакати, химични вещества, климатична техника и нейната поддръжка, др.
Ако имате съмнения, че дадена стока е обект на Обществена поръчка, а не я намирате в изброените такива, можете да се свържете със secretariat@students.uni-sofia.bg за повече информация.
При командировка в страната и в чужбина
| За какво | Фирма |
|---|---|
| Самолетни билети | Bulgaria Air |
| Автобусен превоз | Иркатур |
| Застраховка срещу злополука | ДЗИ |
При събитие
| За какво | Фирма |
|---|---|
| Кетъринг | Джое Кетъринг |
| Плакати | Университетско издателство (УИП) |
| Печатни презентационни материали | DMI Development |
| Информационно-рекламни материали | НАСС ФАКТОР |
| Изделия от текстил | Серпентина |
| Плакети | DMI Development |
При материали и услуги
| За какво | Фирма |
|---|---|
| Плакати | Университетско издателство (УИП) |
| Печатни презентационни материали | DMI Development |
| Информационно-рекламни материали | НАСС ФАКТОР |
| Изделия от текстил | Серпентина |
| Канцеларски материали, копирна хартия, тонери, консумативи за офис техника | Тик Компютърс |
| Канцеларски по чл. 12, ал. 1, т. 1 ЗОП | Office 1 |
| Скенери, принтери, МФУ | Office 1 |
| Настолни компютри | Контракс |
| Монитори и презентационна техника | Офис Център |
| Преносими компютри | SBS |
| Хигиенни материали, дезинфектанти, препарати, метли и четки, хартия и салфетки | Адамант Сървис Груп |
| Хигиенни по чл. 12, ал. 1, т. 1 ЗОП | Office 1 |
Стъпка 4. Какво става след подаването
| Статус | Какво значи | Какво правите |
|---|---|---|
| Неразгледан | Подаден, чака проектния координатор | Чакате |
| Върнат за корекция | Липсва нещо и имате рецензия | Поправяте и подавате пак |
| Предстои разглеждане | Насрочен за заседание | Подготвяте защитата |
| Одобрен | Гласуван, с лимит на разхода | При командировка допълвате данните за пътуващите, после изпълнявате и отчитате |
| Неодобрен | Не е одобрен, с мотив | Четете мотива, може да подадете наново |
Защитата
Канят Ви на заседание на Управителния съвет, където представяте проекта и отговаряте на въпроси, включително през кои доставчици минават разходите.
Проект без представител на заседанието не се разглежда.
Управителният съвет решава каква част от исканото се отпуска и я съобщава на човека, който защитава проекта.
Отчитането
Отчетът е задължителен. След изпълнението се прави финансов отчет и се представя пред Студентския съвет.
За въпроси преди и след подаването: secretariat@students.uni-sofia.bg
Какво връща и отказва проектите
- Закъснели срокове. Проектът трябва да стигне до заседание, преди събитието да се е случило.
- Предварително направени разходи.
- Дългосрочни командировки.
- Неявяване на защита.
- Хората не отговарят на условията. Посочените лица не са студенти или докторанти на Софийски университет, или ще са завършили към датата на командировката.
- Извън обхвата на Съвета.
- Дублиране на проекти.
- Слабо описание и слаба финансова част.