Политика за поверителност

Кой обработва данните Ви

Администратор на личните данни е Софийският университет „Св. Климент Охридски", БУЛСТАТ 000670680, 1504 София, бул. „Цар Освободител" № 15. Обработването се извършва от Студентския съвет при Университета чрез платформата Diaphanum.

Въпроси по тази политика и искания по правата Ви се подават на secretariat@students.uni-sofia.bg. Това е служебният адрес на главния секретар на Студентския съвет, а не личен адрес. Университетът има длъжностно лице по защита на данните, доц. д-р Симеон Гройсман, dpo@uni-sofia.bg, към което може да се обърнете и пряко; исканията, подадени на адреса по-горе, се разглеждат с негово участие.

Какви данни събираме

• При регистрация: име и фамилия, имейл адрес, факултетен номер, факултет, специалност и образователно-квалификационна степен.
• При кандидатстване: съдържанието на проекта, посочените членове на екипа и прикачените от Вас файлове, както и телефон за връзка с Вас. Секретариатът звъни на него преди заседанието, на което се разглежда проектът. Телефонът не влиза в публичния архив.
• Служебни данни при някои видове проекти: вижте следващия раздел. Те не влизат в публичния архив.
• Автоматично: данни за сесията (идентификатор и време на последното Ви влизане) и IP адресът, от който идва заявката. Той се среща на две места: като ключ при ограничаване на честотата (регистрации, обратна връзка, заявки към програмния интерфейс), който стои само в кеша, докато трае ограничението, и в дневника на уеб сървъра, където за всяка заявка се пише адрес, време, страница, отговор и вид на браузъра; дневникът се трие след 30 дни.

Защо и на какво основание

Основанието за всички обработвания по-долу е изпълнението на задача от обществен интерес: Студентският съвет е орган по чл. 73 от Закона за висшето образование, а дейността му се финансира от Университета по реда на същия закон, тоест средствата, които Съветът разпределя по проектите, са публични.

• Разглеждане на проекти и изплащане на средства с публично предназначение.
• Публичен архив на проектите: прозрачност при разходването на публични средства.
• Сигурност на платформата: задължение по чл. 32 от Общия регламент върху същото основание, не отделна причина за обработване.

Какво става публично

В публичния архив се показват: заглавието и съдържанието на проекта, имената на вносителя и на екипа, факултетът, статусът и мотивът на решението. Прикачените файлове се предоставят само чрез сайта и не се индексират от търсачките.

Проектът влиза в архива, след като Управителният съвет се произнесе по него: одобрен или неодобрен. Дотогава го виждат само вносителят, титулярят, екипът и ръководството на Съвета.

Публикуването е част от реда за кандидатстване и е обявено предварително: какво точно става публично не се решава след подаването на проекта, а е известно предварително и е еднакво за всички.

Не въвеждайте в описанието на проекта ЕГН, номера на лични документи, банкови сметки, адреси, телефони или имейли: формулярът не ги приема, защото всичко от него става публично. Ако видът на проекта ги изисква, за тях има отделни служебни полета и отделна графа за документи, които не влизат в архива.

На кого се предават

Данните не се продават и не се предоставят на трети лица за техни цели. Достъп имат секретариатът и определени членове на Студентския съвет, финансово-счетоводните звена на Университета при одобрен проект и лицата, които поддържат сървъра, в рамките на Университета.

Платформата работи върху инфраструктура на Софийския университет и външен доставчик на хостинг няма. Изключение е изходящата поща: домейнът students.uni-sofia.bg се поддържа в Google Workspace, тоест писмата от сайта минават през Google Ireland Limited като обработващ. Прехвърлянето извън Европейския съюз се извършва при условията по глава V от Общия регламент.

Колко дълго ги пазим

Проектите се съхраняват като архив на обществен интерес. Профилите, включително името и фамилията, се пазят и не се изтриват поради неактивност. Подадените служебни данни се изтриват по сроковете, описани по-долу. Дневникът на уеб сървъра се пази 30 дни и се изтрива автоматично. Конкретните срокове се приемат с решение на Съвета и се публикуват тук.

Служебните данни по командировки и плащания се пазят толкова, колкото изисква законът за съответния документ. При състояла се командировка декларацията е разходооправдателен документ и следва срока на счетоводната отчетност, за да може да бъде представена при въпрос или ревизия. Ако проектът е отхвърлен или изоставен и пътуването не се е състояло, срокът е кратък, защото няма счетоводен документ, който да се доказва. След изтичането им данните и документите се заличават автоматично и необратимо, а самият проект остава в архива без тях.

Вашите права

Имате право на достъп до данните си и на поправка на неточните.

Имате право на изтриване и на ограничаване на обработването при условията по чл. 17 и чл. 18 от Общия регламент; когато данните са необходими за изпълнението на задача от обществен интерес или на законово задължение, искането може да бъде отказано с мотиви.

При искане за изтриване профилът Ви се закрива. Името, фамилията и факултетът остават към проектите в публичния архив, а имейлът, факултетният номер, специалността, образователно-квалификационната степен и идентификаторът от СУСИ се заличават.

Имате право на възражение срещу обработването. То се преценява всеки път поотделно.

Искане се подава на secretariat@students.uni-sofia.bg, разглежда се с участието на длъжностното лице по защита на данните на Университета и получава отговор в срок до един месец.

Имате право на жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД).